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2021-05-01 采集侠 网络整理
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商品期货交易委员会(CFTC或SEC)已对其记录保存要求进行了重大修改,这一变更将影响到根据委员会规则需要保存账簿和记录的所有实体和个人。其中包括注册实体、期货业专业人士,以及在某些情况下,市场参与者。经修订后,委员会的规则将是技术中立的,为记录保管人提供了更大的灵活性,以便于他们如何存储和保存记录。新要求于2017年8月28日生效。1在2017年5月23日的背景下,商品期货交易委员会采用了自1999年以来对规则1.31最重要的更新,如何申请作品版权,当时该规则被修改为规定某些技术可用于电子记录的存储,包括缩微摄影媒体、光盘、光盘或"任何数字存储"专门以不可重写、不可擦除[WORM]格式保存记录的媒体或系统,并要求市场参与者聘请第三方技术顾问。2 2012年,CFTC在没有明确定义的情况下增加了要求,要求电子文件以其"本机格式"保存。3 2017年1月,委员会认识到有必要修改其记录保存规则,以适应当代电子信息系统,因此建议对该规则进行目前的修改,以取代分别要求WORM和原生格式的1999年和2012年修正案。4在根据行业反馈调整了某些拟议修正案之后,商品期货交易委员会采用了这些新的记录保存方式要求。新的记录保存要求条例1.31(a):定义委员会引入并定义了三个关键术语:"记录实体,"监管记录"和"电子监管记录"。5"记录实体"包括《商品交易法》(CEA或法案)或委员会法规要求保存监管记录的任何人;"电子监管记录"是所有非纸质创建或维护的监管记录;"监管记录"包括CEA或委员会法规要求保存的所有账簿和记录,包括每个此类记录的任何后续版本,小发明专利申请,还应包括(i)访问、搜索或显示任何此类账簿和记录所需的任何数据,以及(ii)以电子方式生成和存储的所有数据,说明如何和何时进行此类记录创建、格式化或修改账簿和记录。委员会决定不定义"元数据"一词,以免限制实体可采用的技术解决方案。它还澄清说,它不打算在某一记录成为监管记录之前对该记录的版本进行维护。因此,记录实体维护有关监管记录的数据的义务始于监管记录创建。监管1.31(b):监管记录的保存期限最显著,修正案取消了记录实体(i)以其"本地文件格式"存储监管记录的要求,以及(ii)保留第三方技术顾问的要求。此外,委员会对第1.31条规定的监管记录的保存期要求作了以下改进:CFTC条例23.202(a)(1)和(b)(1)-(3)项下涉及掉期和相关现金和远期交易的执行前交易信息的监管记录必须在其创建后保存五年而不是工具有效期加五年的先前标准;但是,涉及掉期或相关现金或远期交易的执行后交易信息的监管记录必须在工具有效期加上五年的期限内保存;6口头沟通必须在沟通之日后保留一年;所有其他监管记录必须自记录创建之日起保存五年;专门创建和保存在纸面上的监管记录必须在两年内随时可查阅。但是,电子监管记录必须在要求的记录保存期间随时可访问周期。规定1.31(c):保留的形式和方式放弃以前的规定性做法,办理公证书,经修正的规则是技术中立的。具体而言,委员会通过了一项广泛而灵活的记录保留标准,即所有监管记录均应"以确保此类监管记录的真实性和可靠性的形式和方式"予以保留。经修订的规则要求,对于电子监管记录,律师维权,记录实体:建立适当的系统以及确保电子监管记录真实性和可靠性的控制措施,包括但不限于:维护必要的安全性、签名和数据的系统,以确保电子监管记录中包含的信息的真实性并监控合规性;以及确保记录实体能够根据规则生成电子监管记录的系统,并确保在记录实体的电子记录保留系统发生紧急情况或其他中断时,此类监管记录的可用性;并创建和维护最新的清单,以识别和描述维护访问或生成电子监管所需信息的每个系统记录.规定1.31(d):监管记录的检查和制作。有关监管记录检查的修订规定,记录实体必须:,自费向美国商品期货交易委员会或美国司法部"提供或提供所有监管记录以供检查"。制作监管记录的要求取决于记录的保存形式。纸质监管记录必须在委员会代表提出要求后立即制作,而电子监管记录则必须根据要求以合理的形式和媒介由委员会指定CFTC.提议条例1.31(b):委员会提议的政策和程序,但是,在评论者表示担忧后,决定不采纳要求记录实体保留合理设计的书面政策和程序,以确保遵守规则1.31。委员会的结论是,经修订的规则下明确界定的义务对政策和程序提出了要求没必要。结论这些对规则1.31的修正简化了委员会的要求,并努力使记录保存规则与技术进步和行业最佳做法保持一致。尽管如此,记录实体仍应仔细检查其对新要求的遵守情况,因为委员会从规定到原则的转变给记录保管人带来了更大的责任,即实施一个合理设计以确保记录准确可靠的健全记录保存系统。在这方面,记录管理员应铭记,根据这项规则,他们必须能够以委员会规定的格式提供记录。最后,维权电话,委员会以前关于使用WORM技术和保留第三方顾问的要求反映了美国证券交易委员会(SEC)的某些要求。双重注册人应记住,赋予更大记录保存灵活性的新CFTC要求可能会偏离SEC和自律组织的适用记录保存规则。1"记录保存",82美联储。规则。24479(2017年5月30日)("最终规则")。2"记录保存",64 Fed。规则。28735(1999年5月27日)("1999年修正案").3"调整条例以纳入互换:最终规则",77美联储。规则。66288(2012年11月2日)("2012年修正案")。4"记录保存",82美联储。规则。6356(2017年1月19日)("提案")。5这些修正案并不凌驾于CEA或CFTC法规中其他地方规定的其他记录保留方法。6委员会注意到,它打算继续监测信息技术的变化,以确定是否应调整这一要求以反映技术发展。见82美联储。规则。在24482。